Service Coordinator: ruolo, compiti e competenze

Service Coordinator: il suo ruolo in azienda

Il Service Coordinator è il professionista che svolge un ruolo di coordinamento all’interno dell’azienda. Generalmente, egli si occupa in prima persona di gestire - e quindi coordinare - le figure a cui è affidata l’attività di customer service.

Il suo ruolo è funzionale a garantire che i servizi dell’azienda rispettino determinati standard qualitativi e che i clienti usufruiscano della miglior assistenza possibile, ricevendo tutte le informazioni e il supporto di cui necessitano. 

L’attività del Service Coordinator non si esaurisce solamente nel risolvere i problemi e i reclami dei clienti. Questa figura, infatti, è solitamente incaricata di occuparsi in maniera più ampia dei bisogni dei consumatori. A tal fine, egli supervisiona le modalità di fornitura dei servizi e raccomanda anche strategie utili al miglioramento di quest’ultime.

Lo scopo dell’attività del Service Coordinator è quindi quello di assicurarsi che le esigenze dei clienti vengano soddisfatte nel miglior modo possibile e che l’immagine e la reputazione dell’azienda rimangano intatte e positive.

I compiti del Service Coordinator

Il Service Coordinator può operare all’interno di aziende appartenenti a settori anche molto differenti tra loro, come, per esempio, quello della vendita al dettaglio, del marketing e del settore immobiliare. Il compito di questo tecnico è quello di gestire il lavoro legato all’attività di assistenza clienti e più nello specifico di:

• ​​Servire come principale punto di contatto per i clienti, gestendo le richieste e i reclami in modo professionale ed efficiente. Egli risponde alle domande dei clienti, fornisce informazioni sulle politiche aziendali, risolve i problemi e garantisce un'esperienza positiva per il cliente.
• Pianificare gli appuntamenti e coordinare la logistica alla base dell’erogazione dei servizi. Si assicura che le risorse e il personale siano assegnati correttamente e che i servizi vengano forniti nel rispetto delle tempistiche prefissate.
• Eseguire dei controlli sulla qualità dei servizi offerti. Egli monitora che vengano rispettati gli standard e le procedure aziendali; identifica eventuali aree di miglioramento e raccomanda azioni correttive per garantire un servizio di alta qualità.
• Monitorare le modifiche e gli aggiustamenti apportati su richiesta dei clienti, tenendo aggiornati quest’ultimi.
• Redigere report sul livello di soddisfazione degli acquirenti, sulle modalità di fornitura dei servizi e su altri dati operativi. Egli analizza i dati per identificare trend e opportunità di miglioramento, sviluppando strategie per aumentare l'efficienza e l'efficacia del servizio.
• Formare i nuovi dipendenti sulle procedure aziendali e sugli standard di servizio al cliente.

Le competenze del Service Coordinator

Solitamente, per ricoprire il ruolo di Service Coordinator è necessaria una laurea in Ingegneria o Economia. Potrebbe risultare utile anche aver svolto una precedente esperienza a contatto con il pubblico (soprattutto come servizio clienti).

Una buona dialettica e ottime doti interpersonali risultano quindi necessarie per chi aspira a svolgere questa professione. Inoltre, in termini di competenze tecniche e trasversali, il Service Coordinator dovrebbe possedere:

• Un’adeguata conoscenza del settore in cui opera.
• Capacità analitiche.
• Ottime doti organizzative e attenzione ai dettagli.
• Resistenza allo stress e doti di problem solving.

Fonti

1. Job Description for a Service Coordinator, careertrend.com
2. Service Coordinator Job Description, greatsampleresume.com